Ich habe das Gefühl, es gibt zwei ganz gegensätzliche Lager beim Organisieren von Aufgaben und Terminen: Die, die digtital planen, in einer App oder einem Terminkalender auf dem Computer und diejenigen, die einen Planer aus Papier haben und darauf schwören.

Ich selbst gehöre eher zur zweiten Fraktion, wollte aber mit dem Start meines Online Business doch nochmal eine digitale Methode ausprobieren. Vor Allem mit Hinblick auf spätere eventuelle Angestellte und die Zusammenarbeit mit anderen bietet sich ein Projektmanagementprogramm wie Trello, Asana, Meistertask oder Monday.com an. Und man soll ja immer offen für Neues bleiben.

Ich zeige euch heute, was für einen Einfluss die Planungsmethode auf die Produktivität haben kann. Vorher werde ich aber nochmal klarstellen, was ich genau unter digitalem Planen und Planen auf Papier verstehe und einige Voraussetzungen erläutern. Ganz zum Schluss erfährst Du dann, wie mein Test gelaufen ist und was dabei rausgekommen ist.

Was ist digitales Planen und Planen auf Papier?

Digital planen: vernetzt oder verheddert?

Die absoluten Vorteile vom Planen mit einem Programm oder einer App sind für mich:

• Ich habe es immer dabei, ohne schweres Papier mit mir herumzutragen. Die Kalender App ist auf meinem Handy und dem Tablett, ich kann mich auch von jedem Computer aus einloggen. Diese Synchronisation ist ein Riesenvorteil gegenüber dem Terminplaner!
• Die Abstimmung von Terminen mit der Familie, Kollegen und Freunden ist einfach. Es gibt spezielle Apps, wo man gemeinsame Kalendarien anlegen kann, über Termine diskutieren und diese werden dann allen Beteiligten automatisch angezeigt.
• Termine und Aufgaben lassen sich sehr einfach und flexibel grafisch anzeigen. Für mich ist der optische Überblick über meine Zeit total wichtig, so funktioniert mein kreatives Gehirn einfach gut. Deshalb liebe ich das Sectograph Widget für den Google Kalender. Es zeigt Termine auf einer Uhr als Sektoren an. Vorraussetzung dafür ist natürlich, dass die Termine alle im Google Kalender eingetragen sind, was ich öfters mal vergesse ehrlichgesagt. Deshalb trage ich einfach dort meine prinzipielle Tagesstruktur in Blöcken ein: Morgenritual, Arbeit, Familienzeit und Essenszeiten.

Planen auf Papier – der Klassiker

Dinge aufzuschreiben soll ja durch die haptische Erfahrung besonders positive Auswirkungen auf das Gehirn haben, ähnlich wie bei einem Spickzettel. Das Gedächtnis funktioniert besser, wenn möglichs viele Sine zusammenwirken. Den Terminplaner in die Hand nehmen, die Seite aufschlagen, die Tinte riechen und dann händisch den Stift über das Papier schieben führt demnach zu einem besseren Merken der Termine und zu mehr Unabhängigkeit, sagen die Wissenschaftler und Pädagogen.

Für mich sprechen folgende Punkte besonders für das Planen auf Papier:

• Ich stehe auf schöne Stifte und Papier. Das klingt banal, ist aber für mich wirklich wichtig. Planen bringt nur etwas, wenn man es macht und dabei bleibt und das fällt mir leichter, wenn ich dabei schöne Stifte benutzen kann.
• Ein klassischer Papierplaner ist unabhängig vom Strom und der Akku ist nie alle. Dafür ist er meistens etwas schwerer als ein schmales Handy.
• Ich brauche das Planern als kreatives Hobby und Ventil, um runterzukommen. Ich plane sehr vielseitig, mit Stiften, Lettering, Stickern, Stempeln. Dieses Hobby macht mir auch meine selbstständige Arbeit so richtig schmackhaft!
• Ich benutze den Happy Planner, der sich besonders durch seine Flexibilität auszeichnet. Ich kann ihn als Kalender, Notizbuch, Content Planer und Fitness Aufzeichnung gleichzeitig benutzen, das ist super cool. Auch z.B. ein Bullet Journal ist total flexibel und kann immer an die derzeitigen Bedürfnisse angepasst werden.

Der große Test

Digitale Planungstools

Ich habe in letzter Zeit sowohl den Google Kalender mit dem Sectograph Widget als auch das kostenlose Tool Trello(*) getestet. Die Ergebnisse stelle ich euch hier vor:

Google Kalender und Sectograph Widget

Der Oberknaller für mich! Ich bin ein ganz optischer Typ, habe ein nahezu fotografisches Gedächtnis und stelle mir schon immer Daten und Zeiten als Kreis oder Uhr vor. Da kommt mir das Sectograph Widget total entgegen, denn es stellt Termine auf meinem Handy und Tablet als Uhr dar:

Den Google Kalender an sich finde ich ziemlich kompliziert. Für jeden Termin muss ich einen Namen, die richtige Farbe, eine Zeitspanne und den Alarm ein/ausstellen. Puh, das dauert immer ziemlich lange finde ich!

Trello(*) und alternative Tools

Ich habe bisher als digitale Tools zum Projektmanagement und für ToDo-Listen Asana, Monday.com, Meistertask und in letzter Zeit intensiv Trello(*) ausprobiert, da meine Mentorin Kim das ganz viel nutzt und so begeistert ist. Mehr über Projektmanagement erfahrt ihr in diesem Blogbeitrag von mir.

Ich muss sagen: Ich bin begeistert. Bisher hatte ich ein KanBan Board im Planer oder auf dem Whiteboard, aber einen komplett sychronisierten Workflow auf dem Handy, Rechner, Tablet und Laptop zu haben ist super genial. Ich nutze es vor Allem für digitale Arbeiten wie diese Blogbeiträge, weil man bei Trello an die Aufgabenkarten Bilder, Links, Beschreibungen und Kommentare anhängen kann. So habe ich alles zu einem Blogbeitrag immer an einem Ort und bin flexibel beim Arbeiten.

Möglichkeiten zum Planen auf Papier

Bullet Journal

Nach wie vor bin ich ein riesiger Fan der Bullet Journal Methode. Das Grundprinzip ist so einfach und wie es funktioniert kannst Du in meinem Email-Kurs ganz leicht lernen! Ein Bullet Journal startet als leeres Buch und Du kannst es ganz nach Deinen Wünschen anlegen und gestalten. Ich habe es jahrelang genutzt, für Notizen, Planung, als Kalender und Skizzenbuch. Ich empfehle dieses Buch(*) als Bullet Journal!

Fest gebundener Kalender

Neben dem Bullet Journal habe ich auch verschiedenste Planer ausprobiert, die als fest gebundene Bücher verkauft werden. Daran hat mich besonders der Zielsetzungs- und Coachingteil gereizt, den ich mir im Bullet Journal selbst bauen musste. Besonders gefallen haben mir Ein guter Plan(*), Weekview(*) und Klarheit(*). Bei diesen Planern sind die Coachingteile, in denen man seine Ziele festlegt, so gut gemacht, dass sie mein Leben nachhaltig verbessern konnten. Unter anderem haben diese Bücher mir ermöglicht, mich selbstständig zu machen und nicht im Arbeitsberg zu versinken.

Ich liebe diese Planer, aber sie waren mir dann doch oft zu unflexibel, immer wieder gleich und das führte dazu, dass ich mir öfters mal einen anderen gekauft habe. Beim Übertragen von Terminen haben sich aber leider auch mal Fehler eingeschlichen.

Flexibler Planer: Happy Planner, Filofax etc.

Das ist mein derzeitiger Favorit der Planersysteme: Flexible ringgebundene Systeme, die man völlig nach Belieben gestalten kann. Jede Woche kann anders sein, man kann Notizpapier einheften und auch wieder rausnehmen. Man kann auch immer nur 3 Monate mitnehmen, was die Sache deutlich leichter macht.

Meine liebsten Bücher sind das Filofax Clipbook(*) und der Happy Planner(*), beide sind relativ dünn und leicht im Vergleich zum klassischen Filofax Organizer, den ich früher hatte. Es gibt auch für den Happy Planner total viel Zubehör: Ringe, Einlagen, Sticker, Stempel… der Knaller!

Fazit

Insgesamt muss ich sagen: Ich war absolut überrascht! Früher als absolute Bullet Journal und Minimalismus-Verfechterin hätte ich mit diesem Ergebnis nicht gerechnet: Digitales Planen ist echt cool! Ich möchte meinen Happy Planner nicht missen, aber habe aus dem Google Kalender sowie Trello sehr großen Nutzen gezogen!

Wie es weitergeht…

…bestimmst Du! Mit was planst Du denn? Und willst Du eines meiner Testobjekte mal ausprobieren? Schreib einen Kommentar, unbedingt! Soll ich vielleicht zu einem davon nochmal mehr schreiben?

Ich werde in meinem Happy Planner bleiben. Auf meinem Handy und Tablet habe ich aber auch Trello und das Sectograph Widget installiert. Alle meine Termine versuche ich jetzt eine Weile lang im Google Kalender synchronisiert parat zu haben und dann kann ich daraus meine schicken Wochen- und Monatsübersichten im Papierplaner basteln. Trello benutze ich für meine Blogbeiträge und die tägliche Arbeit an meinem Business hier. Das Papierplanen sehe ich inzwischen eher als Entspannungsübung und Hobby an!

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