Im ersten Teil dieses Beitrags habe ich Dir ja schon klargemacht, dass unser Leben Projekten besteht. Manche sind schnell im Kopf geplant, strukturiert, ausgeführt und auch schon wieder vorbei: Einkauf, Geschäftsbrief, Ausflug. Doch ob in Freizeit, Beruf oder im Familienleben, es gibt immer wieder Projekte, die etwas mehr Zeit oder Arbeitsschritte benötigen oder die z.B. mit anderen Menschen gemeinsam auf die Beine gestellt werden.
Viele Projektmanagement Methoden hast Du schon im Laufe Deines Lebens unbewusst angewendet und erlernt. Doch erst, wenn Du sie bewusst bei den Projekten einsetzen kannst wo sie dazu passen, bringen sie Dir den größten Nutzen. Dafür gehen wir die wichtigsten Methoden zum Projektmanagement heute und in Teil 1 im Vergleich durch. Im ersten Teil habe ich Dir die allgemeineren Konzepte der Projektplanung wie die Wasserfall-Methode, die Meilensteine und die Lean Methode gezeigt. Heute widmen wir uns den spezielleren namhaften Planungsmethoden, wie z.B. dem KanBan Board und dem Gantt-Diagramm. Heute gibt es auch coole Arbeitsblätter für Dich, wart’s nur ab!
Weil das Thema so wichtig und umfangreich ist, geb ich dazu am 11. und 12.5. jeweils um 14 Uhr live ein Webinar. Du kannst ganz bequem von zu Hause aus teilnehmen. Dafür musst Du auch nichts installieren. Es wird am Samstag um das KanBan- und Scrum-Board gehen und am Sonntag um das Gantt-Diagramm. Ich werde die Methode jeweils nochmal vorstellen, dann kannst Du Fragen stellen und anschließend coache ich einen freiwilligen Zuschauer mit seinem persönlichen Projekt, damit alle das noch einmal an einem Beispiel nachvollziehen können. Mit etwas Glück hast Du am Ende einen Plan für Dein nächstes Projekt!
Du kannst Dich hier (klick mich!) unverbindlich und kostenlos für das Webinar anmelden und Dir Deine Eintrittskarte sichern! Um das Webinar und den zweiten Teil des Beitrags nicht zu verpassen, sei Kreativ mit SCHMACKes!
Nun starten wir aber endlich und ohne viel Gedöns in den zweiten Teil der Projektmanagement Methoden im Vergleich! Den 1. Teil findest Du hier.
Inhaltsverzeichnis
KanBan Board
Die KanBan Methode wurde ursprünglich für Produktionsprozesse entwickelt, wird aber zunehmend gern von Unternehmen genutzt, vor Allem in Softwareentwicklung. Ich nutze es sehr gerne, wenn ich viele verschiedene Projekte bearbeite, um den Überblick nicht zu verlieren.
Bei der KanBan Tafel (oder dem KanBan Board) werden Spalten entsprechend dem Bearbeitungsprozess beschriftet, also z.B.
Geplant – In Bearbeitung – Abgeschlossen
Ideen – Planung – Bearbeitung – Revision – Fertigstellung – Fertig
In diesen Spalten können dann Zettel mit Projekten oder einzelnen Schritten angeordnet und im Laufe der Zeit verschoben werden. Vorteil in einem Team ist, dass alle Bescheid wissen, was noch zu tun ist und man super gemeinsam am Gesamtfortschritt des Projektes arbeiten kann. Der Projektablauf wird visualisiert und die Methode ist sehr flexibel.
Ich habe diese Methode schon auf verschiedene Weisen getestet. Einige Zeit hatte ich sie in Bullet Journal und Planer drin und habe die Projekte auf kleine Klebezettel geschrieben. Fertige Projekte habe ich auf einer Extraseite gesammelt zur Motivation, ganz im Sinne der TA DA – Liste. Ich habe farbige Zettel genutzt, um berufliche von privaten Projekten zu unterscheiden. Das sah dann etwa so aus:
Später habe ich das eingebaute Whiteboard meines MICKE Schreibtischaufsatzes(*) benutzt und dort mein KanBan Board angelegt, was ich bis heute nutze. Als Zettel nehme ich diese absolut genialen abwischbaren Magnetkarten(*), die ich immer wieder verwenden kann:
Viele Teams arbeiten inzwischen mit dieser Methode auch digital oder in Projektmanagement Apps wie Asana, Monday oder Meistertask/Mindmeister.
Scrum
Scrum ist eine sehr komplexe Projektmanagement Methode, zu der es eine Vielzahl an Schulungen gibt. Einige Aspekte erkläre ich Dir heute.
Bei der Scrum Methode gibt es neben den beteiligten Teammitgliedern noch einen Scrum Master, der als Projektmanager den Überblick behalten soll. Er entwickelt mit dem Besitzer und dem Team eine Abfolge von Aufgaben, die nach Priorität geordnet werden. Im Prozess an sich wird meist eine KanBan Tafel verwendet, um den sogenannten Sprint zu organisieren. Es wird festgelegt was wie gemacht wird, bearbeitet, besprochen. Täglich trifft sich das Team am Board um zu besprechen und Aufgaben zu verteilen. Es wird also nach einer Meilensteinmethode (siehe Teil 1 dieses Artikels) gearbeitet.
Insgesamt ist Scrum eher für Teams geeignet, aber auch bei einer Kollaboration von Selbstständigen sehr gut zu verwenden. Alle Teammitglieder müssen vielseitig und flexibel sein, damit die Aufgaben gut verteilt werden können. Scrum bietet viele Möglichkeiten, nach dem Lean Prinzip (auch in Teil 1) zu arbeiten und damit Zeit, Ressourcen und Geld zu sparen. Auf jeden Fall gibt die Scrum Methode viele Ansätze und Materialien her, die für uns auch bei Einzelprojekten gut nutzbar sind, meine abwischbaren Magnetkarten(*) beispielsweise.
Gantt-Diagramm
Bei diesem Diagramm wird ein Projektablauf auch visualisiert, in Form von Balken unter einer Zeitachse. Vor Allem die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte ist so sehr gut dargestellt:
Um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, brauchst Du nur ein kariertes oder punktkariertes Blatt Papier. Du legst oben eine Zeitachse an, in der Du Tage, Wochen oder Monate eintragen kannst. Da markierst Du als erstes Deinen Urlaub oder freie Tage und planst dann drum herum. Am linken Rand der Seite listest Du alle Kategorien und einzelnen Aufgaben auf, die erledigt werden müssen sowie alle Meilensteine, Meetings und Deadlines.
Ein solches Diagramm benutze ich immer für meine Quartalsplanung und ich plane alle großen und langen Projekte damit. So habe ich einen perfekten Überblick darüber, was ich in welcher Woche gerade bearbeiten sollte. Es ist super zum allein bearbeiten geeignet, für Teams eher als Übersicht.
Anwendung
KanBan-Tafel und Gantt-Diagramm sind sehr mächtige Methoden, die ich Dir gerne noch einmal etwas detaillierter zeigen will! Dafür veranstalte ich am Wochenende 11./12.5.2019 ein kostenloses Webinar, bei dem Du bequem von zu Hause aus online lernen kannst diese Methoden anzuwenden. Wir rocken zwischen 14 und 15 Uhr und Du lernst erst die Grundlagen, dann beantworte ich Fragen und anschließend wenden wir die Methode auf Deine Beispiele an. Melde Dich hier unverbindlich an!
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